基本方針

本方針は株式会社ヤマト（以下、当社と呼びます）のサービスおよび製品のお問い合わせ・見積もりから販売までをご利用頂いた時に取得するお客様の個人情報についてと、当社を運営していく上で必要な個人情報について定めたものです。

取扱情報の種類

当社が取得する個人情報については以下の通りです。

• 1.取引先に関する個人情報
• 2.取引先から委託を受けた個人情報
• 3.社員や同業他社より入手した個人情報、協力会社社員情報
• 4.当社採用活動における入社希望者の個人情報
• 5.当社の役員の個人情報

当社が個人情報を取得する方法については以下の通りです。

• 1.電話
• 2.FAX
• 3.メール
• 4.郵送・面談

利用目的

取得した個人情報は以下の目的で利用し、利用目的以外に使用することはございません。

1.取引先に関する個人情報

• ・取引先様との連絡、協力、交渉、契約の履行、履行請求のため
• ・購入や納品に係る連絡や問い合わせのため
• ・代金の請求、回収、支払いなどの事務処理のため

2.取引先から委託を受けた個人情報

• ・お預かりした個人情報については、契約内容及び受託した業務を遂行するため
• ※各種業務依頼をいただいたサービスを達成するため、業務委託先又は提携先や協力会社に預託する場合があります。

3.社員や同業他社より入手した個人情報、協力会社社員情報

• ・情報サービス実現のための技術者の確保のため
• ・協力会社等との契約締結および履行確認のため
• ・協力会社等社員に対する作業指示及び作業管理、就業管理のため
• ・協力会社等の技術者の保有スキルを確認するため
• ・建物等のセキュリティ管理実施のため
• ・機密情報等の保護対策に利用するため

4.当社採用活動における入社希望者の個人情報

• ・連絡、情報の提供および採用選考などのため

5.当社の役員の個人情報

• ・入札書類への記載などのため

管理方法

個人情報の管理は以下の対策を講じ、適切な管理を行います。

1.組織的対策

• ・個人情報データの安全管理措置を講じるための組織体制の整備
• ・個人情報データの安全管理措置を定める規程等の整備と規程等に従った運用
• ・個人情報データの取扱い状況を一覧できる手段の整備
• ・個人情報データの安全管理措置の評価、見直し及び改善
• ・事故又は違反への対処

2.人的対策

• ・雇用及び契約時における非開示契約の締結
• ・従業員に対する周知・教育・訓練の実施

3.物理的対策

• ・入退館（室）管理
• ・盗難等の防止
• ・機器・装置等の物理的な保護

4.技術的対策

• ・個人情報データへのアクセスにおける識別と認証
• ・個人情報データへのアクセス制御
• ・個人情報データへのアクセス権限の管理
• ・個人情報データのアクセスの記録
• ・個人情報データを取り扱う情報システムについての不正ソフトウェア対策
• ・個人情報データの移送・送信時の対策
• ・個人情報データを取り扱う情報システムの動作確認時の対策
• ・個人情報データを取り扱う情報システムの監視

削除と廃棄

個人情報のデータ削除や廃棄は以下の方法で行います。

1.個人情報廃棄担当者の設置

• ・個人情報取扱責任者は、個人情報のデータ削除や廃棄を担当する担当者を任命する。

2.個人情報廃棄担当者の職務の明確化

• ・個人情報廃棄など担当者は、個人情報の廃棄及び消去に際しては、責任をもって処理に当たり、処理結果を十分確認するとともに、個人情報取扱責任者に処理結果を直ちに報告しなければならない。
• ・個人情報廃棄など担当者は、個人情報の廃棄及び消去に際しての処理方法などについて、当社役職員に対し十分に周知徹底を図らなければならない。
• ・個人情報の廃棄及び消去を外部業者に委託する場合、個人情報廃棄など担当者は、個人情報保護管理が適切に行える能力があるかどうかを十分調査し、廃棄及び消去業者の選定に当たっての必要情報を個人情報取扱責任者に報告しなければならない。
• ・書類などの廃棄及びパソコンやサーバなどのデータ消去について、業者に処理を委託する際には、個人情報 廃棄など担当者が現場に立ち合うか、または確実に廃棄及び消去されているかの確認を必ず行わなければならない。

3.紙媒体の個人情報の廃棄

• ・シュレッダーでの裁断。
• ・個人情報保護管理が適切に行えると当社及び第三者によって判断された溶解・破砕業者に廃棄の委託を行う。

4.パソコンやサーバなどによる個人情報データの消去

• ・パソコンやサーバなど、個人情報データを保有する機器の廃棄、または転売・譲渡など（リースの場合は返却）を行う場合は、機器内のデータが復元されないような最新の方法による措置を講じる。MD、CDなど磁気媒体の廃棄についても、同様とする。

個人情報を当社規定の保管期間を過ぎる前にデータ削除や廃棄を行う場合は以下の通りです。

• 1.顧客・取引先等から個人情報の訂正、データ削除を求める依頼があった場合で、本人の同意確認が取れる場合

情報の開示

下記の場合は第三者に個人情報を開示する場合がございます。

• 1.法令遵守のための公的機関（国、地方公共団体、警察、裁判所など）への情報開示
• 2.当社事業を遂行するための協力会社社員情報の業務委託先への情報開示
• 3.顧客・取引先等から個人情報の開示を求める依頼があった場合で、本人の同意確認が取れる場合の情報開示

お問い合わせ先

個人情報取扱い責任者までお問い合わせ下さい。

個人情報取扱い責任者 株式会社ヤマト　代表取締役社長　　辻井竜太
お問い合わせ先 電話番号　072-339-5360
ファックス　072-339-5365